כדי להבטיח ניהול תקציבי יעיל שיעודד את צמיחת העסק, שני מרכיבים הינם הכרחיים: בקרה תקציבית וניהול הגבייה
כבעל עסק או חברה, אינך רוצה לסיים את השנה הכלכלית מופתע לגבי תוצאות הרווח וההפסד של החברה, על אף הסביבות העסקיות הדינמיות והמשתנות של ימינו. מערכת יעילה לניהול ההוצאות וההכנסות, תכנון יעיל של תקציב ההוצאות ומעקב בקרה ושליטה יעילים עליהן בפועל יבטיחו הגעה ליעדים הרצויים.
המצב האידאלי עבור ארגון הוא היכולת להעריך מראש את ההכנסות ואת ההוצאות שלו ולשלוט בהן. בקרה תקציבית יעילה מבוצעת בזמן אמת ובצורה המאפשרת גילוי של חריגה מן התקציב, וכתוצאה מכך מתאפשר טיפול מידי בחריגה זו. באמצעות בקרה תקציבית שוטפת ויד על הדופק, אין צורך לחכות לתוצאות הפעילות הפיננסית ולא לדוחות הכספיים בסוף תקופת הדיווח או סוף השנה הכלכלית.
בתום השנה, לאחר שכל ההתחייבויות הכלכליות כבר נעשו, לא ניתן לשנות את התוצאות – לא את ההכנסות ולא את ההוצאות. לעומת זאת, ידע ושליטה במצב הפיננסי של החברה בכל עת מבטיחים את היכולת לנווט אותה לכיוון הנכון, לבצע התאמות תקציביות ולהתאים את הפעילות הכלכלית שלה לשינויים החיצוניים והפנימיים שעשויים להשפיע על מצבה הפיננסי.
באופן כללי, לבקרה תקציבית יש שתי מטרות מובילות: עמידה ביעד ההוצאות ועמידה ביעד ההכנסות. יעד ההוצאות תלוי באופן ישיר ביעד ההכנסות, ולהפך. כך שעמידה ביעד ההוצאות תניב את העודף התקציבי הצפוי ותגדיל את ההכנסות. אם קיימת חריגה בצד ההוצאות, חשוב להבין את מקורה ו"לכבות את השריפה", ויפה שעה אחת קודם. גם בתחום ההכנסות, קביעת יעדים שנתיים ועמידה בהם הן משימות חשובות עבור צמיחתו הכלכלית של העסק. כאשר הבקרה התקציבית השוטפת מעלה נתונים שאינם עומדים בקנה אחד עם היעדים, ניתן לאתר את מקור הבעיה ולחפש דרכים ואמצעים להגדיל את ההכנסות.
שירותי גבייה
בישראל של שנת 2016, שירותי גבייה גם הם הכרחיים עבור עסקים רבים, ובפרט עבור עסקים קטנים. בעלי עסק רבים מוצאים את עצמם רודפים אחרי לקוחות שלא שילמו, תוך בזבוז זמן, אנרגיה וכסף, במקום למצוא לקוחות חדשים ולהשקיע בתוצרים חדשים ובפיתוח העסק עצמו.
שירותי ניהול גבייה לעסקים נועד בעיקר לעסקים קטנים אשר מעדיפים להשקיע את מרצם וזמנם בדברים אחרים, ונתקלים בלקוחות המנסים להתחמק מתשלום או לעכב אותו. עיכובים בתשלום עשויים ליצור פער בתזרים המזומנים של העסק ובמילוי התחייבויותיו הכספיות.
